「部下とどの様に接したら良いかわからない」
「部下から嫌われたくない」
「うまく部署をまとめて成果を出したい」
こんな悩みにお答えしていきます。
部下とどんな話をすれば良いか悩んでいる管理職は多いです。
うまくコミュニケーションを取りたいけど、こちらの思いが伝わらなくて、もどかしい時があります。
とはいえ、部署をまとめて成果を出さなければなりません。
これまでの会社は、新卒で入社して仕事への価値観やライフプランなど、さまざまな点で同じ価値観の人が集まっていました。
言わなくてもわかる「あうん」の呼吸のようなコミュニケーションでは通用しません。
そこでこの記事では
- コミュニケーションを取るメリット
- 部下との接し方で気を付ける点
- 好感を持たれる話し方嫌われる話し方
を詳しく説明していきます。
ぜひこの記事を参考に、部下とのコミュニケーションをしっかりとって嫌われない管理職を目指しましょう。
コミュニケーションを取るメリット
コミュニケーションなくして、部下との信頼関係は築けません。
上司と部下の関係に限らず、良好な人間関係には密なコミュニケーションが欠かせないからです。
部下とコミュニケーションを取るメリットは、次の3点です。
- 部下への理解が深まる
- 報告・連絡・相談ができる
- 部下のモチベーションが上がる
一つずつ見ていきましょう。
1.部下への理解が深まる
コミュニケーションを取ることで、部下への理解が深まります。
部下の人柄や性格、趣味嗜好を理解しておくと、適切なサポートができるからです。
内面的な部分を知っておくと、ココは手を貸すべきか？そのまま任せて良いか？の判断にも役立ちます。
とはいえ「管理する部下の数も多いし一人一人覚えるのは大変」なんて意見もあると思います。
間違った情報を覚えても失礼なので、しっかりメモを残しておくのがポイントです。
部下１人１人の状況を把握するのは大変ですが、現在は個人を尊重する時代ですので管理職にもそれなりの対応が求められます。
小さなことでも良いので、相手が「良く覚えてますね」と感心されるようなことまで把握しておくと、信頼は深まります。
仕事に対する部下の満足度も違ってきます。
どうせメモ帳を使うならカッコイイ物を使いたいですよね。
2.報告・連絡・相談ができる
部下とのコミュニケーションをしっかりすると、部下からの報告・連絡・相談の体制が整います。
日頃から作業の進捗状況や、問題点等を話しやすい環境を整えておくことで、部下からの報連相がしやすい環境ができるからです。
部下の目線から考えると、上司が部下に対して無関心であったり、自分の業務に忙しい様子だと話しかけようとは思いません。
情報の共用は良い仕事には必須といえます。
そのためにも部下から親近感を持たれるような上司を目指したいです。
特に問題が起こった場合は、スピード感を持った対応が求められます。
部下からの報告・連絡・相談の体制が整っているのは非常に大切です。
部下から親近感を持たれるコミュニケーションについては、関連記事「【話しかけづらい上司】親近感を持たれるコミュニケーションとは？」にて詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてくださいね！
3.部下のモチベーションが上がる
部下としては、「上司から認められたい」「自分を価値ある存在として認めたい」という承認欲求が根本にあります。
コミュニケーションがしっかり取れている職場は、総じてメンバーのモチベーションが高いです。
「やる気無くなっていたけど、上司に褒められてたやる気が湧いてきた」なんて経験ありますよね？
日常的な雑談でも良いので、上司の皆さんは部下とのコミュニケーションを意識しましょう。
部下のモチベーション次第で、仕事の業績が大きく左右されます。
仕事は１人では完結しませんので、部下としっかりコミュニケーションを取って、高いモチベーションで働いてもらいましょう。
部下に避けられてるなと感じる人については、関連記事「【部下に避けられる】原因は自分の行動！信頼される上司になるには？」にて詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてくださいね！
部下との接し方で気を付ける点
管理職にとって部下のコミュニケーションは重要な業務です。
部下との接し方で気を付ける点は、次の3点です。
- 部下の話に耳を傾ける
- 目的の共有を行う
- 評価は客観的・論理的に行う
それぞれ詳しくみていきます。
1.部下の話にしっかり耳を傾けよう
管理職側が、部下の話にしっかり耳を傾けることが大切です。
多くの管理職は、日々の業務に追われて部下の話を十分に聞けていません。
その際には、部下に対する先入観を捨て、まっさらな気持ちで向き合いましょう。
「ペーシング」と「ミラーリング」という手法が、部下に話しやすくさせるのにおすすめです。
| ペーシング | 会話をするときに呼吸や話すスピード、声のトーン、ボリューム、抑揚をできる限り相手に合わせる手法 |
ミラーリング | 鏡のように相手の身振りや手振りといった動作や表情などの見た目を合わせる手法 |
会話のイメージとしては、あなた＝2割、部下＝8割くらいの割合で問題ありません。
「なるほどね」「それで」「流石だね」「それからどうなったの？」という感じで、相槌を工夫して聞き役に徹しましょう。
女性からモテる男性のタイプの多くも聞き上手の人が多いです。
部下の声にしっかり耳を傾けて、信頼される上司を目指しましょう。
部下に信頼される理想の上司については、関連記事「【誰もが憧れる】理想の上司の特徴！ダメな管理職にならない為のポイント」にて詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてくださいね！
2.部下と目的を共有しましょう
会社や部署の目的が何で、その為に何をするのかという事をしっかり共有する必要があります。
何を目指しているの分からない状態では、部下が迷走してしまうからです。
例えば部活動が良い例で、野球の強豪校は、甲子園出場という共通の目標を持ってチームが動いています。
とは言え、会社の目的は一言で説明がつかない場合もあるでしょう。
最近は、上司と部下の1on1ミーティングを実施している会社も多いと思います。
1on1ミーティングは、部下との信頼関係を深めるには良い方法です。
管理のためではなく部下の成長を促すために話をしましょう。
「会社の目標」と「個人的にやりたいこと」を関連付けることできれば、目的を共有しやすいです。
世界で一番読まれた経営学書『マネジメント』。その教えをもとに甲子園出場をめざす高校生の青春小説。
すべての組織で役に立つベストセラーです。
| 著書 | 岩崎 夏海 |
| 出版社 | 新潮社 |
3.評価は客観的・論理的に行う
部下を評価する際には、一歩引いた立場から客観的に行いましょう。
管理職と言えど人間なので、生理的に合う合わないはあるので評価が偏る時もあります。
ボーナスの査定等、特にお金に関わる部分については特に注意しましょう。
お金に関わる部分は仕事の根本的な部分なので、不公平な査定があると最悪退職にも繋がる事案です。
とはいえ、客観的に評価するのは、なかなか難しいと思います。
公平な人事評価の為に、評価項目や達成状況等を客観的に判断できる評価シートがあると便利です。
好感を持たれる話し方嫌われる話し方
管理職なのである程度は、嫌われるのは仕方ありません。
とはいえ、部下から好感を持たれたいでしょう。
部下が好感を持つ上司の話し方は下記の通りです。
- 報告を受ける際に、ほかの仕事をやめて真剣に聞いてくれる
- 部下の提案に対してよく聞いた上で、「もっとこうしたら良いのでは」とアドバイスしてくれる
- 近寄りがたいバリアーを感じさせず、ざっくばらんに接してくれる
- いつ行っても、快く相談に応じてくれる
- 職場内を歩いて、さりげなく声をかけたり、現場の声をよく聞いてくれる
- 仕事がうまくいったときや、一段落したときに心から労いの言葉をかけてくれる
- 問題が起きたときは、自分のこととして受け止め、一緒になって解決に当たってくれる
- 「責任は私が取るから、とにかくやってみろ」と言って任せてくれる
逆に部下から嫌われる上司の話し方は下記の通りです。
- 仕事を急がされて無理して仕上げたのに、それをすぐに使おうとしない
- 部下からの提案を、「今忙しいから」「今取り組むパワーはない」と、内容もよく見ずに却下される
- 部下の話しをよく聞かず、自分の言いたいことだけを言う（自説にこだわる）
- 問題が起こると原因や対策よりも、まず言い訳や弁解をする
- 「とにかく任せるからやってよ」と無責任に丸投げされ、前面に出ない
- 報告レポートを提出した際には、「これでいいんじゃないか」と言いながら、後からそれが問題になったときは、何もサポートしてくれない
- 優柔不断で、なかなか結論を出さない
- 表情が暗く、いつも「ぶつぶつ」「どうしよう」と言っている
無責任な態度や優柔不断な態度は、管理職失格です。
部下との接し方についてで、年上の部下との接し方に悩む人もいます。
かつては先輩後輩の関係で、仕事を教えてもらっていた人が部下になることもあるからです。
役職的には自分が上だからと言って、横柄な態度を取ったりすると人間性を疑われますし、良好な上司と部下の関係は築けません。
目上の人として敬って丁寧な対応を心がければ特に問題ありません。
昔のように年功序列でそのままポジションが上がり、先輩が上司に後輩が部下にという状態であればマネジメントは簡単でした。
現在は、時短勤務者や非正規社員、年上の部下等、職場メンバーは多様化してます。
管理職は一人一人に合わせたコミュニケーションとマネジメントが求められています。
メンタルを病む前に準備しておこう！
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